Acciones en RPS ante posibles medidas empresariales por el COVID-19

Acciones en RPS ante medidas generadas a raíz de la pandemia mundial

Atendiendo a consultas e investigaciones que hemos realizado en los website del ministerio del trabajo en los 19 países donde actualmente tiene cobertura nuestro sistema de nómina, encontramos mucha similitud en las recomendaciones y medidas de emergencia promulgadas por el poder ejecutivo y legislativo de dichos países. Podemos resumir que en todos se menciona la importancia de mantener la relación laboral con el fin de evitar que se produzca un incremento desmedido del desempleo. En común se mencionan en orden de prioridad:

  •  Procurar y facilitar el teletrabajo para todas las personas y cargos que puedan realizar sus labores bajo esa modalidad.
  • Conceder y agotar las vacaciones pendientes de forma remunerada.
  • Adelantar vacaciones colectivas o de un período futuro.
  • Reducir la jornada y en la misma proporción reducir el salario.
  • Disminuir o suspender las aportaciones patronales y/o descuentos legales obligatorios al trabajador, según las resoluciones que emitan los organismos oficiales.
  • Disminuir o suspender las aportaciones voluntarias y/o descuentos voluntarios para aquellas personas que se vean afectados por reducción de sus ingresos.
  • Suspender el descuento de los préstamos que sea posible a las personas que se vean afectados por reducción de sus ingresos.
  • Suspender en contrato de trabajo.
  • Y en última instancia, finalizar la relación laboral.

Siendo que para todos los extremos legales, se requiere del fehaciente soporte legal junto a la interpretación de los especialistas de cada empresa para poder medir el impacto y si fuera el caso modificar los sistemas, dada la proximidad del fin de mes de marzo, para evitar que nuestro personal de soporte se pueda ver desbordado por un incremento desmedido de consultas, mostramos alguna opciones importantes a recordar o tener en cuenta como funcionalidad del sistema a la hora de tomar decisiones y que sirva de primer apoyo antes de agotar una consulta:

En cuanto a agotar vacaciones pendientes:

Continuar utilizando el proceso de solicitud, aprobación y pago de vacaciones, bajo la modalidad y procedimientos que tienen establecido y vienen utilizando sin ningún cambio, preferiblemente realizarlo por Autogestión de manera que el analista de nómina no se vea desbordado por el aumento de solicitudes por otra vía fuera del sistema.

En cuanto a adelantar vacaciones de un periodo futuro, colectivas o individuales:

Continuar utilizando el proceso de carga de vacaciones directamente por el analista de nómina, que es el medio permitido en el sistema para sobregirar o colocar en negativo el balance de vacaciones de los trabajadores. Es la misma modalidad y procedimientos que tienen establecido y vienen utilizando sin ningún cambio.

En cuanto a Reducción de la Jornada y del Salario:

A continuación de las opciones que se pueden manejar en el sistema, enumeradas en orden de recomendación:

1. Modificación del salario de los colaboradores:

Se debe crear un registro por el monto correspondiente al nuevo  salario que va  a devengar el colaborador desde el momento que comience su reducción de jornada,  a través de la ruta Empleados / Información Básica / Información del Empleados en la pestaña de Sueldos. En la imagen se puede visualizar que se puede grabar un salario inferior al actual.

2. Modificación de porcentaje de concepto de salario:

A través de la ruta Tablas / Básicas de Nóminas / Conceptos por Contrato seleccionando el concepto de Salario se indica en el campo Porcentaje, el porcentaje de salario que efectivamente le va a quedar a todos los trabajadores del contrato producto de la reducción de la jornada. En la imagen siguiente el ejemplo dice 75 en porcentaje lo que decir que la jornada se vio reducida en un 25%.

3. Inclusión de un movimiento a cada trabajador, con el porcentaje que aplique al sueldo:

De verse reducida la jornada en unos trabajadores en específico se debe crear un registro a los colaboradores que aplique por la ruta Procesos / Ajustes / Conceptos por Trabajador, seleccionar el concepto de salario y colocar en el campo Porcentaje, el porcentaje de salario que efectivamente le va a quedar al trabajador producto de la reducción de la jornada. En la imagen siguiente el ejemplo dice 75 en porcentaje lo que decir que la jornada se vio reducida en un 25%.

 

En cuanto a disminuir o suspender aportaciones del trabajador y del patrono:

En general lo que hemos visto es que solo se requiere de hacer cambios en los parámetros usados actualmente, sustituyendo el valor del parámetro, por el nuevo valor que aplica, y es sistema seguirá funcionando, arrojando el nuevo resultado esperado. Específicamente nos referimos a parámetros a nivel de CONCEPTOS_CONTRATOS, CONCEPTOS_TRABAJADORES donde se puede ingresar o modificar PORCENTAJE, MÍNIMO, MÁXIMO, MONTO, FECHA DE VENCIMIENTO, entre otros.

Recomendamos si van a realizar cambios, tomar una imagen de la pantalla antes del cambio, de manera que si no le funciona el cambio, tenga la imagen para colocar todo como estaba, esto debido a que puede haber olvido por donde hacerlo, ya que la ocurrencia de cambios en condiciones normales no es muy común.

 

En cuanto a suspender el descuento de préstamo:

En caso de que sea en toda la organización que Usted administra por RPS, o sea solo algunas de las empresas administradas, que adopte la medida de suspender el descuento de algún Préstamo, hasta nuevo aviso, que se vienen calculando automáticamente a través del sistema, por el módulo de préstamos, se puede efectuar dos opciones:

 

1. Desactivación del concepto para todas las empresas del esquema, es decir todas las empresas de todos los países administrados y que hacen uso del mismo concepto de descuento de préstamo: 

Se puede ingresar a través de la ruta Tablas / Básicas de Nómina /Conceptos y en el renglón Nómina se debe tildar No Aplica (N) para que el concepto no se genere en las planillas semanales, quincenales o mensuales. Esto aplicaría para todos los contratos independientemente de las empresas que existan en el esquema. Después que se normalice la situación de emergencia en la misma opción se procede a tildar la opción Nómina.

 

2. Desactivación del concepto por empresas o contratos específicos: 

Se puede ingresar a la ruta Tablas / Básicas de Nóminas / Conceptos por Contrato, seleccionar el concepto del préstamo y en el campo Fecha Final colocar la fecha de la última nómina calculada al contrato.  Después que se normalice la situación de emergencia en la misma opción se procede a eliminar la fecha de vencimiento dejándola nula.

En cuanto a suspender el contrato de trabajo:

Recomendamos que remitan la consulta al Ministerio del Trabajo del respectivo país donde piensas aplicar esa medida, y junto a esa respuesta, fehaciente basamento legal disponible, la interpretación de sus especialista en la materia y un documento que detalle minuciosamente las condiciones que desean aplicar es su empresa, remitir toda esa documentación al comité de emergencia que se creó en Legadmi para atender estos casos que pueden afectar o requerir análisis del diseño y arquitectura del sistema. 

En cuanto a finalizar la relación laboral:

Continuar utilizando el proceso de liquidaciones directamente por el analista de nómina, que es el medio permitido en el sistema para realizar el proceso normal de cualquier renuncia, despido, acuerdo, etc. Es la misma modalidad y procedimientos que tienen establecido y vienen utilizando sin ningún cambio.

Finalmente recordarles que el correo electrónico que hemos habilitado, para recibir cualquier regulación que se emita en los países donde usen nuestros sistemas, adjuntando documentación oficial fehaciente junto a su interpretación, es calidad@legadmi.com 

 

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Redireccionando

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