Procter and Gamble, una nómina única

Empresa: Procter & Gamble

Paises: Venezuela

Servicios: RPS

Con un único sistema de nómina para toda Latinoamérica, P&G derribó el paradigma de que las nóminas deber ser un tema local con RPS, un sistema desarrollado por la empresa venezolana Legadmi Sistema que atiende lógicamente desde Caracas a toda la región mediante un servidor ubicado físicamente en Cincinnati.

Los servicios compartidos y la centralización de sistemas son conceptos que aún mantienen ciertas reservas, ya que transmiten la sensación de vuelta atrás.

Particularmente en el área de nómina, existe, además, la sensación de que los sistemas deben ser locales, considerando que se ceñirá a la normativa legal de cada país, por lo que no tendría mucho sentido la idea de manejar una nómina centralizada que da servicios a más de un país simultáneamente.

No obstante, la experiencia de Procter & Gamble evidencia que es posible tener un solo sistema de Nómina de Personal que atienda a toda la heterogénea reglamentación existente en materia legal en diferentes países de Latinoamérica.

Esta quimera informática se fundamenta en el Regional Payroll System, RPS, el sistema regional de nómina desarrollado en Venezuela por la empresa Legadmi Sistemas para Procter & Gamble, el cual da servicios en la actualidad a Perú, Puerto Rico y Venezuela, y entrará en funcionamiento para otros países otros países de Latinoamérica durante los próximos meses.

La peculiaridad de RPS, desarrollado en ambiente Oracle, reside en ser operado desde la oficina central de P&G para Latinoamérica, ubicada en Caracas, y, más interesante aún, está alojado físicamente en Cincinnati, Estados Unidos, aunque es administrado en Caracas.

El reto de la centralización total

Con la creación de dos centros de datos, uno ubicado en Cincinnati para atender las operaciones de Las Américas, y otro en Europa para atender las operaciones de ese continente, P&G decidió implementar un esquema globalizador de funciones que implicó la centralización de las operaciones regionales vinculadas al área de Servicios y la estandarización en todo a SAP R/3.

No obstante, para el área de nómina se presentaban dos requerimientos particulares en Latinoamérica: Año 2000 y la unificación de todas las nóminas (desarrolladas en Clipper, Pascal, Oracle, AS/400 y otros) en torno a un mismo sistema, ya que cada país había implantado el software que localmente se consideraba más conveniente, pero sin un criterio homogéneo al respecto.

“En vez de que cada país resolviera individualmente el problema, decidimos ir a la solución única centralizada”, explica la ingeniera Magaly Mendoza, gerente asociado de Tecnología de Información de Procter & Gamble y líder del Proyecto de Centralización de Nóminas y Beneficios para Latinoamérica.

Siendo SAP el ambiente estándar de P&G en todas las demás funciones, en ese momento se requería de una alternativa a muy corto plazo, y SAP aún no había liberado su módulo de nómina para los diferentes países de Latinoamérica. “Teníamos que tomar una decisión más táctica que estratégica”, afirma.

Hacia la web

Con Oracle como manejador de base de datos y ubicado físicamente en computadoras HP-9000 en Cincinnati, el Regional Payroll System, desarrollado con la versión 1.5 de las herramientas Developer y Designer, de Oracle, recién se estrena en su versión 2.0, listo para la web en el manejo de los expatriado. Esto con la finalidad, entre otras, de proveer en un futuro cercano acceso a consultas de usuarios finales a través de un navegador.

El sistema cuenta con dos conexiones a SAP R/3, el cual maneja el repositorio global de todos los empleados de la compañía mediante el módulo de SAP de Recursos Humanos, que es la gran base de datos donde están todos los empleados de la compañía. Por ello se requirió el desarrollo de una interfaz entre este módulo de SAP y el sistema RPS, para garantizar que los empleados entren por el repositorio de SAP pero pasen al sistema regional para el cálculo de nómina.

Por otro lado, hay una interfaz que sale del sistema de nómina para la contabilidad a fin de generar los pagos y asientos correspondientes. “Esa es la ventaja de un sistema único, porque cada vez que incorporamos un país, ya las interfaces de entrada y salida están generadas”, explica Magaly Mendoza.

José Manuel Ascanio, director de Legadmi Sistemas, la empresa que tuvo a su cargo el desarrollo de RPS, refiere que fue un necesario la creación modular de programas generales que llaman a procedimientos específicos, de manera de poder incluir los eventos particulares para cada paós mediante el disparo de conceptos.

De esta manera, RPS dispone de módulos independientes que abarcan la totalidad de los requerimientos legales, como nómina, vacaciones, utilidades, prestaciones sociales y liquidaciones, así como también módulos habitualmente incluidos en las contrataciones colectivas como planes de ahorro y préstamos, seguros colectivos, beneficios familiares y otros, totalmente definibles por el usuario.

A su juicio, lo más complejo de todo este proyecto fue el levantamiento de información y la unificación de políticas, denominaciones y procesos que pueden ser comunes pero que reciben diferentes denominaciones entre un país y otro.

Otras instalaciones del Sistema Regional de Personal de Legadmi son Praxair Venezuela, Tops and Bottoms International (Levi´s) y el Servicio de Energía Eléctrica del Estado Nueva Esparta.

Plan Piloto

El levantamiento de información arrojó que había muchos procedimientos comunes, ya que, por tratarse de la misma compañía, sus políticas están estandarizadas en las operaciones de cada país. “Fuimos contra pronóstico, porque se pensaba que era muy complejo”, refiere Jose Manuel Ascanio.

Se hizo un primer ejercicio para probar la centralización de servicios con la nómina de expatriados, que maneja los empleados que han sido transferidos a otros países.

Para ello, ya P&G disponía en Venezuela de un sistema desarrollado por Legadmi con la herramienta SQL *Forms 3.0, que tenía dos instalado, para el manejo de los expatriados que se encuentran en el país. “Pensamos que era lo suficientemente robusto como para incorporar le los expatriados de los otros países”.

Se comenzó el trabajo con esta nómina como piloto yendo a las diferentes subsidiarias para la centralización. “Esta experiencia sirvió para darnos cuenta de que, si era factible centralizar y para conocer las implicaciones del proceso, ya que existen las políticas de expatriados de la empresa, que son iguales para todo el mundo, pero también teníamos que incluir las normativas legales locales de cada país”, explicó Mendoza.

Anteriormente, en cada país se había la elaboración de los pagos. Al centralizarlo, todo ese proceso se pasó a hacer desde Venezuela y sólo queda en el país un contacto local para mandar las modificaciones tales como variaciones de pagos, inflación del país de origen o modificaciones de sueldos, entre otros datos variables que se reciben mensualmente, pero toda la operación, incluyendo el depósito en el banco de los pagos de los expatriados, se hace desde Venezuela.

De igual forma, en el pasado, una o dos personas estaban íntegramente, dedicadas al proceso en cada país, y ahora sólo existe un tiempo parcial de una parcial de una persona contacto local, que tiene acceso al sistema para generación de reportes en cada uno de los países.

El Proyecto

Ya con la nómina de expatriados centralizada en tres países, empezó el paralelo de recolección de información del proyecto de elaboración del sistema regional de nóminas, tomando como base el mismo esquema de globalización de procesos.

“En ese momento, Legadmi fue el proveedor que nos ofrecía más beneficios, no solo por la experiencia en el desarrollo del sistema de expatriados, sino por el conocimiento que había acumulado sobre la normativa legal de los respectivos países”, sostiene Magaly Mendoza.

Se llevó a cabo entonces una reingeniería de los procesos relacionados con la nómina de Recursos Humanos, en la que se eliminaron algunos casos que no añadían valor y se simplificaron las operaciones vinculadas a la generación de nóminas de personal en cada uno de los países involucrados en el proyecto, con la idea de homogeneizarlos.

Se dio inicio del desarrollo del sistema, Regional Payroll System, RPS, con Venezuela como país piloto, primero la oficina central (Caracas) y seguidamente en las dos plantas (Guatire y Barquisimeto).

En junio de 1998 comenzó el levantamiento de información, el diseño lógico y físico del sistema y ya en noviembre estaba en producción Venezuela, generando la nómina de unos mil empleados que laboran en las oficinas generales. Luego entraron primero Guatire y luego Barquisimeto, cada una con unos 250 trabajadores.

En paralelo, en enero del año pasado se comenzó el levantamiento de información en Perú, en febrero estaba el paralelo y ya en marzo entró en producción. “La dificultad principal fue ver que los impuestos y las bonificaciones se estaban generando correctamente, porque en líneas generales el manejo de las plantas, sobretiempos, pago de bonos, y horas extra, eran similares a las de Venezuela, pero requirieron de una parte de programación”

Luego se hizo lo mismo con Puerto Rico y ya está listo para entrar en producción en Chile, una vez concluida la moratoria de arranque de proyectos por la problemática del año 2000, que va de noviembre del 99 al marzo 2000.

En la actualidad, ya la información de los cambios en las nóminas de Perú y Puerto Rico se envía mensualmente por correo electrónico a la oficina de personal para Latinoamérica, con sede en Caracas. Esa información se recibe, se procesa y se genera en Venezuela, incluso la parte contable es manejada por Venezuela, y se generan también los archivos de banco para que se hagan los depósitos en el país respectivo.

El próximo paso es incorporar al sistema a otros países de Latinoamérica. “Nuestro plan es tener para finales del año 2000 a los países de Latinoamérica centralizados bajo una misma operación, con un mismo sistema común y manejadas por el mismo grupo de gente”

Para entonces, operará un Centro de Servicios del Empleado en Costa Rica, en el cual la autoconsulta y la consulta web serán la máxima expresión de la centralización globalizada.

“En ese momento, Legadmi fue el proveedor que nos ofrecía más beneficios, no solo por la experiencia en el desarrollo del sistema de expatriados, sino por el conocimiento que había acumulado sobre la normativa legal de los respectivos países”

Magaly Mendoza

Gerente de Tecnología de Información y líder del Proyecto de Centralización de Nóminas y Beneficios para Latinoamérica

Los Resultados 

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