Procter & Gamble es una empresa multinacional líder en productos de consumo que reconoce la importancia de contar con sistemas tecnológicos innovadores para optimizar sus operaciones. Con un único sistema de nómina para toda Latinoamérica, P&G derribó el paradigma de que las nóminas deben ser un tema local con RPS, un sistema desarrollado por la empresa venezolana Legadmi Sistemas que atiende lógicamente desde Caracas a toda la región mediante un servidor ubicado físicamente en Cincinnati.

El Desafío: Servicios Compartidos y Centralización

Según Magaly Mendoza, gerente asociado de Tecnología de Información en Procter & Gamble y líder del Proyecto de Centralización de Nóminas y Beneficios para Latinoamérica:

«Los servicios compartidos y la centralización de sistemas son conceptos que aún mantienen ciertas reservas, ya que transmiten la sensación de vuelta atrás. Particularmente en el área de nómina, existe además la sensación de que los sistemas deben ser locales -considerando que se ceñirán a la normativa legal de cada país-, por lo que tendría mucho sentido la idea de manejar una nómina centralizada que dé servicios a más de un país simultáneamente.»

El Piloto

El levantamiento de información arrojó que había muchos procedimientos comunes, ya que, por tratarse de la misma compañía, sus políticas están estandarizadas en las operaciones de cada país.

«Fuimos contra pronóstico, porque se pensaba que era muy complejo», refiere Mendoza.

Se hizo un primer ejercicio para probar la centralización de servicios con la nómina de expatriados, que maneja los empleados que han sido transferidos a otros países.

Para ello, P&G disponía en Venezuela de un sistema desarrollado por Legadmi con la herramienta SQL*Forms 3.0, que tenía dos años instalado, para el manejo de nóminas expatriados que se encuentran en el país.

«Pensamos que era lo suficientemente robusto como para incorporarle los expatriados de los otros países».

Desarrollo del Sistema Web

Con Oracle como manejador de base de datos y ubicado físicamente en computadoras HP-9000 en Cincinnati, el Regional Payroll System, desarrollado con la versión 1.5 de las herramientas Developer y Designer, de Oracle, recién se estrena en su versión 2.0 como listo para la web en el manejo de expatriados.

Esto con la finalidad, entre otras, de proveer en un futuro cercano acceso a consultas de través de un navegador.

El sistema cuenta con dos conexiones a SAP R/3, el cual maneja el repositorio global de todos los empleados de la compañía mediante el módulo de SAP de Recursos Humanos, que es la gran base de datos donde están todos los empleados de la compañía.

Por ello se requirió el desarrollo de una interfaz entre este módulo de SAP y el RPS, para garantizar que los empleados entren por el repositorio de SAP pero pasen al sistema regional para el cálculo de nómina.

Por otro lado, hay una interfaz que sale del sistema de nómina para la contabilidad, a fin de generar los pagos y asientos correspondientes.

«Esa es la ventaja de un sistema único, porque cada vez que incorporamos un país, ya las interfaces de entrada y de salida están generadas», explica Magaly Mendoza.

José Manuel Ascanio, director de Legadmi Sistemas, la empresa que tuvo a su cargo el desarrollo de RPS, refiere que fue necesaria la creación modular de programas generales que llaman a procedimientos específicos, de manera de poder incluir los eventos particulares para cada país mediante el disparo de conceptos.

De esta manera, RPS dispone de módulos independientes que abarcan la totalidad de los requerimientos legales, como nómina, vacaciones, utilidades, prestaciones sociales y liquidaciones, así como también módulos habitualmente incluidos en las contrataciones colectivas como planes de ahorro y préstamos, seguros colectivos, beneficios familiares y otros, totalmente definibles por el usuario.

A su juicio, lo más complejo de todo este proyecto fue el levantamiento de información y la unificación de políticas, denominaciones y procesos que pueden ser comunes pero que reciben diferentes denominaciones entre un país y otro.

Otras instalaciones del Sistema Regional de Personal de Legadmi son Praxair Venezuela, Tops and Bottoms Internacional (Levi’s) y el Servicio de Energía Eléctrica del Estado Nueva Esparta.